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Assistant relations publiques et protocole H/F

    Description

    Située à huit kilomètres à l'ouest de Paris, dans le département des Hauts-de-Seine, Rueil-Malmaison est la commune la plus étendue du département avec ses 1470 hectares et compte 80000 habitants.

    Elle bénéficie d’une situation privilégiée avec ses 520 hectares d’espaces verts et sa proximité avec le quartier d’affaires de la défense.

    Avantages

    - RTT
    - Remboursement des transport à 50%

    Mission

    Durée du contrat : 6 mois

    Rattaché(e) à la Cheffe de Cabinet et responsable du protocole, l’assistant(e)Relations publiques et protocole aura pour missions :

    • Réception des appels téléphoniques et traitement des mails

    • Réalisation de travaux bureautiques et exécution de tâches administratives : demandes et suivi des devis, rédaction de courriers, suivi des factures

    • Développer et améliorer les fichiers contacts : protocolaires, associatifs, citoyens, entreprises, commerces.

    • Réception, traitement et diffusion d’informations telles que le planning des manifestations de la ville, les courriers riverains, les communiqués d’informations.

    • Aide à l’organisation et à l’exécution des évènements de la ville

      • Participation aux réunions de préparation de l’évènement

      • Coordination et pilotage logistique de l’évènement

      • Présence et accompagnement protocolaire sur l’évènement

    • Elaboration, envoi et suivi des invitations (numériques ou cartons)

    • Préparation, commande et suivi des cadeaux protocolaires

    • Aide à l’organisation du programme d’accueil de villes jumelles : réservations d’hôtels, restaurants, visites, chauffeurs etc.

    • Aide à l’organisation du déplacement d’une délégation de la ville dans une ville jumelle : visas, billets d’avion, chauffeur etc.

    Profil

    Compétences et qualités requises :

    -        Maîtrise des usages protocolaires

    -        Connaissance des concepts et des pratiques de Relations publiques

    -        Connaissance des outils informatiques

    -        Aisance rédactionnelle

    -        Esprit analytique avec une attention portée aux détails

    -        Organisée, capable de travailler dans les délais fixés

    -        Relations institutionnelles, Mairies, Elus

    -        Rigueur, réactivité, discrétion professionnelle, autonome, disponibilité

    -        Sens des relations humaines

    Tous les postes de la Ville de Rueil-Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap.