Référent administratif en charge de la gestion Funéraire H/F

Assurer une gestion administrative rigoureuse du secteur funéraire (inhumations, exhumations…)  en lien avec les agents du cimetière.

Garantir l’exécution financière des contrats et le paiement des prestataires dans les délais impartis et en utilisant les outils de suivi en vigueur.

Développer un accueil de qualité auprès des familles et pompes funèbres tout en faisant appliquer les dispositions prévues dans la législation funéraire et le règlement intérieur des cimetières

Assurer la relation aux usagers:

 -        Accueillir, renseigner, orienter les familles en deuil (accueil téléphonique et physique)

-        Assurer le lien entre les familles et les différents acteurs de la chaîne funéraire (pompes funèbres, marbriers, agents des cimetières…

-        Traitement des demandes de renseignements des administrés (courrier et mails)

-        Etablissement des actes de décès et délivrance des diverses autorisations (fermeture de cercueil, crémation)

Gestion administrative:

-        Assurer la gestion et le suivi des concessions (vente, renouvellement, conversion, reprises administratives)

·        Enregistrement des achats/ renouvellements

·        Enregistrement des entrées en chambre funéraire

·        Préparation des factures (achats, renouvellements, chambre funéraire et location salon)

·        Rédaction des titres et courriers d’échéances

·        Recherche d’ayants droits pour les concessions échues (reprise)

·        Instruction et Enregistrement des inhumations et exhumations

-        Tenue de l’agenda Cimetières et préparation journalière de la feuille de service en lien avec les agents du cimetière.

-        réceptionner, contrôler et valider les demandes de travaux des entreprises de marbrerie qui souhaitent intervenir sur le site ;

-        Enregistrement des dispersions de cendres et réponses aux administrés

-        Mise à jour des dossiers cimetières et classement

 Effectuer le suivi de la régie de recettes perçue pour les concessions

Garantir l’exécution financière des contrats et le paiement des prestataires dans les délais impartis et en utilisant les outils de suivi en vigueur (tableau Excel)

-        faire appliquer la législation funéraire et le règlement intérieur du cimetière ;

-        Maîtriser l'Etat Civil et la législation funéraire, ou en capacité d’apprentissage

-        Maîtriser l’outil informatique et des logiciels,

-        Respect du devoir de réserve,

-        Rigueur, méthode et organisation

-        Sens de l’écoute, disponibilité, diplomatie

-        Force morale et rigueur pour l’accueil des familles endeuillées

-        Sens adapté du service public (de l’accueil),

-        Partage et circulation de l’information avec les agents du cimetière

-        Capacité à affronter des situations difficiles.

-        Capacité d’initiative et d’autonomie

Contraintes

-        Permanences du samedi matin par roulement

Observations : Le profil de poste est susceptible d’évoluer au vu des missions du service.

Collaboration étroite avec le service Etat-Civil où des renforts ponctuels peuvent être sollicités

Toutes nos offres d’emploi sont ouvertes aux personnes en situation de handicap .